在一次參展活動中,展會上的展出是給參展企業進行產品的宣傳和服務，只是企業產品營銷工作的開始,在展出之后,往往有更多的工作需要做,這些工作對于參展而言,可以稱作“后續工作”。
展覽后續工作的主要內容是鞏固和發展與客戶的關系,推銷企業產品和服務,洽談貿易,簽訂成交合同.展覽就是創建起新的客戶關系，相當于”播種”,那么后續工作則相當于”耕耘”和”收獲”,是將新的客戶關系發展成為實際的客戶關系的重要環節.
一、致謝
展覽會一閉幕,就應抓緊時間向提供幫助的單位和人員致謝.最好是展臺經理親自致謝.對于最重要的人,可以登門致謝甚至通過宴請表示謝意其次可以打電話致謝.如果沒有時間親自向每一個有關人員和單位致謝,至少要向主要的人員和單位致謝,并盡快給不能親自致謝的人員和單位發函致謝.致謝與付款的道理一樣,接受貨物和服務需要付款,接受幫助和支持需要致謝,即使不準備再次參展,也要對給予幫助和支持的人表示感謝.
致謝應作為展后例行工作之一.致謝不僅是一種禮節,而且對建立良好的關系有促進作用.如果在感謝信上就接待時一些問題發揮一下,感謝效果會更好,因為這已不是一般交流,而是比較近,比較深的交流方式,能表現出對參觀者的重視.
對參觀展臺的客戶,不論是現有客戶還是潛在客戶,都發函致謝,感謝客戶參觀展臺.這是一項比較大的工作,可以在展覽會未結束之前就開始做.
二、宣傳
如果展出效果好,可以舉行記者招待會或發新聞,將有關情況提供給展覽會和新聞界,進一步擴大展出影響.在正常情況下,也應將展覽會上的相關新聞稿,提供給媒體.很多參展企業不重視展覽會后的宣傳,而重視展前宣傳,其實,展覽之后的宣傳可以獲得比較突出的宣傳效果,加強參觀者的印象.
三、確立貿易關系
在展覽會閉幕之后和離開展出地之前,可以抓緊時間訪問展出地的關鍵新客戶.每個買主在展覽會上都會與許多參展企業建立聯系,但是只會與少數企業建立實際的貿易關系.這一方面依賴于產品,價格等條件,另一方面依賴于工作效率和質量,要搶在競爭對手之前鞏固與新客戶的關系,誰的工作做的好,誰就可以爭取到新客戶.對于接近談成的項目,也要抓緊繼續洽談,爭取離開展出地之前簽約,否則,未談完的項目隨時可能變卦.畢竟,市場充滿變數,時機不等人.
四、準備下一屆展出
展出效果好,參展企業可能希望繼續參展,如果這樣,可以與展覽會組織者初步接觸,商洽,早提出申請有一些優勢展覽會組織者更容易熟悉參展企業,參展企業有機會優先挑選場地位置,組織者可能在其新聞稿中提及最先申請的公司,這也是公司擴大影響的機會.
五、更新客戶名單
在市場經濟環境下,客戶是公司生存發展的重要因素,其一般分為兩類:現有客戶和潛在客戶.在信息發達的市場,搜集編制所有的客戶名單并不是一件難事,而且,營銷工作做的好的公司多有完整的客戶名單.所有客戶都應當是公司爭取建立關系的對象.現有客戶是有實際貿易關系的客戶,要保持,鞏固,發展與這些客戶的關系,展覽工作也多負有這一任務.同時,現有客戶也有被競爭對手挖走的可能.潛在客戶是還沒有貿易關系,但是通過努力有可能成為客戶的公司或機構.接觸潛在客戶,發展和潛在客戶的關系是展覽會工作和展覽后續工作的重要和主要任務.
通過展覽會期間的接觸,以及展覽會之后的后續鞏固和發展工作,一些潛在客戶能成為實際客戶,但與此同時,也有可能失去一些現有客戶.公司客戶的名單可能會有所變化,因此,要編制,調整,更新客戶名單,并根據名單的變化分析,發現和調整對客戶工作的方向和投入,調整宣傳,廣告,公關,展覽工作的重點和方式.
六、發展客戶關系
貿易展覽的重要任務是發展客戶關系,包括鞏固現有客戶的關系和發展潛在客戶的關系,尤其是后者.潛在客戶往往意味著公司的未來發展希望,但是由于展覽會時間短,客戶多,展覽接待工作大多是盡可能多地接觸和認識客戶,展覽會期間的客戶工作應重數量,而展覽會之后的客戶工作則應重質量,既要加深與客戶的相互了解,建立相互信任關系,將認識關系發展成伙伴關系和買賣關系.
七、促進貿易成交
推銷產品和服務,洽談簽訂合同是展覽的最終目的.在展覽會期間,向現有客戶推銷老產品和服務可以比較迅速,可能在展覽會期間簽約.但是,向現有客戶推銷新產品和服務,向潛在客戶推銷任何產品和服務,并進行貿易洽談都可能比較費時,可能需要在展覽會之后繼續努力.
展覽后續工作的主要內容之一是將已開始的貿易談判續下去并爭取簽約成交,或者向已顯示出購買興趣的客戶繼續做工作,引導其購買意向,并爭取洽談成交. 展覽后續工作的注意事項.
九、時效性
美國的兩項調查表示,如果在展覽會閉幕后繼續與新建立關系的客戶聯系,參展企業的銷售額可以多2/3.因此,美國著名展覽專家艾倫.可諾派奇博士 (Allen.Konopachiph)建議展出者將預算的百分之15%-20%用于后續宣傳和后續工作,并在展覽準備時就計劃后續工作,而不是在展覽會閉幕后才考慮這工作.后續工作可以安排長至12個月.
要明確負責后續工作的部門和人.一般情況下,展覽部門不負責展覽后續工作,而由銷售,技術部門負責.另外,還要分清代理,子公司和總公司之間的責任.
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